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Como emprendedor, sabes lo importante que es tener a las personas adecuadas en tu equipo. Y eso incluye a tu asistente virtual.
Pero la realidad es que no todos los VA son iguales.
Algunos tienen cualidades y habilidades específicas como asistentes virtuales que los hacen perfectos para tu negocio. Otros simplemente terminarán perdiendo su tiempo y recursos.
Esto significa que debe tener mucho cuidado al elegir el mejor asistente virtual de colaboración.
Estas son las cualidades que debe buscar al contratar a su próximo VA.
Tabla de contenido
- Cualidades esenciales a buscar en un asistente virtual
- 1. Voluntad de aprender
- 2. Fiabilidad
- 3. Habilidades de comunicación
- 4. Atención al detalle
- 5. Experto en tecnología
- 6. ingenio
- 7. Organización
- 8. Profesionalismo
- 9. Multitarea
- 10. Creatividad
- 11. Gestión del tiempo
- 12. Resolución de problemas
- 13. Flexibilidad
- 14. Actitud positiva
- 15. Colaboración
- 16. Confiabilidad
- 17. Adaptabilidad
- 18. Proactividad
- 19. Apertura a la retroalimentación
- 20. Escucha activa
- 21. Conciencia cultural
- Cómo evaluar las cualidades y habilidades de un VA
Cualidades esenciales a buscar en un asistente virtual
1. Voluntad de aprender
En mi experiencia, una de las características más importantes de un asistente virtual es una mentalidad de crecimiento.
Su asistente debe estar dispuesto a aprender nuevas habilidades y crecer con su empresa. Pueden inscribirse en cursos en línea o buscar comentarios de forma proactiva para mejorar continuamente sus habilidades.
Si hay actualizaciones o nuevas herramientas en su industria que desea utilizar, un VA orientado al crecimiento estará encantado de estudiarlas.
2. Fiabilidad
Cuando se trata de encontrar el mejor asistente virtual, necesitas a alguien con quien puedas contar.
No sólo cumplen fácilmente los plazos, sino que también responden a sus mensajes de inmediato.
Un VA confiable garantizará que las tareas se realicen para que usted no tenga que preocuparse constantemente por el seguimiento. En otras palabras, no te defraudarán.
3. Habilidades de comunicación
En nuestro nuevo mundo de trabajo remoto, es más importante que nunca buscar un asistente virtual que destaque tanto en la comunicación escrita como verbal.
Ya sea que esté escribiendo un correo electrónico bien redactado o haciendo una llamada telefónica clara y concisa, su VA debería poder comunicar bien sus ideas. No sólo para usted, sino también para sus clientes.
De esta manera, puede minimizar los frustrantes malentendidos que ralentizan su negocio.
4. Atención al detalle
Trabajar con alguien que preste atención a los detalles más pequeños puede marcar la diferencia en su negocio.
Por ejemplo, no tiene que preocuparse de que un VA orientado a los detalles publique un anuncio de Facebook lleno de errores tipográficos y un número de teléfono incorrecto.
No querrás contratar a alguien que haga tareas sólo por hacerlas. Imagínese lo vergonzoso que sería si su VA se olvidara de cambiar los nombres antes de enviar un correo electrónico masivo.
5. Experto en tecnología
No hace falta decir que, dado que los AV trabajan virtualmente, también necesitan tener habilidades técnicas.
Si bien no es necesario que sea un experto, su VA debe tener cierto conocimiento sobre el uso de las herramientas y el software de asistente virtual adecuados.
Digamos que su empresa depende de una plataforma CRM específica como Hubspot o Zendesk.
Te arrancarás el pelo si contratas a alguien que no sabe cómo manejarlo. Esto también se aplica a otras herramientas.
Un VA experto en tecnología, por otro lado, puede manejar fácilmente nuevas tecnologías cuando sea necesario.
6. ingenio
Un asistente virtual ingenioso puede encontrar soluciones creativas cada vez que surge un problema.
Utilizarán sus habilidades de investigación para crear nuevas formas de optimizar los procesos. Y siempre están dispuestos a ofrecer sugerencias que puedan ayudar a su negocio.
Esto es enorme. En lugar de perder el tiempo microgestionando y resolviendo problemas para su VA, ellos pueden resolverlos de manera proactiva por usted.
7. Organización
Los asistentes virtuales organizados pueden hacer malabarismos con múltiples tareas y ayudar a que su negocio funcione sin problemas.
Puede crear cronogramas detallados, priorizar fechas límite o administrar una base de datos de archivos. Esto garantiza que no se pierda nada y que no se pierda ninguna tarea importante.
Esto es aún más importante si usted mismo no está particularmente bien organizado. Pueden ayudarte a arreglar tus cosas.
8. Profesionalismo
Los asistentes virtuales de calidad tratan su relación laboral con cuidado, como cualquier empleado leal.
Ya sea hablando con un cliente o interactuando con su marca en las redes sociales, nunca tendrá que preocuparse de que esto ponga en riesgo su reputación.
9. Multitarea
Un VA multitarea podría responder correos electrónicos mientras investiga. O incluso programar citas mientras actualiza las hojas de cálculo.
Pueden manejar cualquier tarea aleatoria que les encargue y mantener la calidad de los resultados.
Los grandes VA también saben cómo utilizar herramientas de gestión de proyectos como ClickUp para estar al tanto de su trabajo.
10. Creatividad
Los asistentes virtuales con un toque creativo pueden ayudar a aportar nuevas ideas y soluciones innovadoras.
También pueden ayudar con tareas como crear contenido o generar ideas sobre campañas de marketing.
Con otra mente creativa en tu equipo, encontrarás nuevas formas de atraer más clientes.
11. Gestión del tiempo
La gestión del tiempo es especialmente importante cuando su VA hace malabarismos con varios clientes.
Cada VA tiene sus propios métodos de gestión del tiempo, desde herramientas de seguimiento del tiempo hasta trabajo por lotes y otras técnicas de productividad.
Lo más importante para usted como emprendedor es que su trabajo se haga (y se haga bien). Entonces, antes de contratar, pregunte a los candidatos qué técnicas utilizan para administrar su tiempo y mantenerse productivos.
12. Resolución de problemas
Un asistente virtual que sea bueno resolviendo problemas puede ser crucial para su negocio.
No importa los obstáculos que enfrente, puede confiar en que su VA tiene las habilidades para mantener las cosas encaminadas y avanzar.
Supongamos que ha planificado una campaña de marketing por correo electrónico para difundir su nueva oferta. Pero su software de marketing por correo electrónico de repente deja de enviar correos electrónicos.
Su VA puede encontrar una solución alternativa utilizando una herramienta de marketing por correo electrónico diferente. Y mientras lo hacen, también solicitan ayuda al equipo de soporte de software.
Este es el tipo de pensamiento imaginativo que desea en su equipo.
13. Flexibilidad
Al contratar un VA, busque a alguien que pueda adaptarse a tareas y prioridades cambiantes. Y lo más importante, alguien que pueda trabajar bien bajo presión.
Un VA flexible podría ajustar su horario para adaptarse a solicitudes urgentes o asumir nuevas responsabilidades.
Alguien que no esté dispuesto a perfeccionar sus hábitos de trabajo puede no ser la persona adecuada para su equipo.
14. Actitud positiva
Mantener una actitud positiva es una de las habilidades interpersonales más importantes que debe tener su asistente virtual.
Incluso diría que es un elemento crucial para mantener una relación laboral sana.
Esto se debe a que un VA con una actitud positiva aporta energía y motivación a su trabajo. Y cuando estén felices de ser parte de su equipo, se sentirán aún más orgullosos de su trabajo.
Lo último que quieres es un asistente virtual que se queja constantemente del trabajo que le asignas.
Pero recuerde que existe una gran diferencia entre queja y retroalimentación: ¡no los confunda!
15. Colaboración
Un gran asistente virtual es un jugador de equipo. Entienden el valor de trabajar con usted y con todas las personas con las que trabajan.
Sabes que tu VA es un jugador de equipo cuando:
- Ofrezca comentarios constructivos
- Contribuye activamente con tus ideas.
- Escuche las perspectivas de otras personas.
16. Confiabilidad
Ya sabes lo que dicen: la honestidad es la mejor política. Lo mismo se aplica cuando se trata de su asistente virtual.
Mire, hay mucha información confidencial que compartirá con su VA. Esto incluye contraseñas para sus cuentas de redes sociales y nombres en su base de datos de correo electrónico.
Si cree que hay algún problema con un VA, será difícil subcontratarlo.
17. Adaptabilidad
Hemos hablado de flexibilidad en términos de cronograma y prioridades, pero también es importante poder adaptarse a su estilo comercial general.
Por ejemplo, usted quiere un VA con una mente abierta que no se quede estancado en sus hábitos.
Tal vez contrates a un asistente virtual para que te ayude con tareas de redacción o SEO.
Es posible que ya tengan su propia forma de hacer las cosas, y si no pueden adaptarse a tu estilo y necesidades, puede ser un dolor de cabeza.
18. Proactividad
Los asistentes virtuales proactivos toman la iniciativa y se anticipan a tus necesidades antes de que surjan. En otras palabras, te hacen la vida mucho más fácil.
Los signos de proactividad en su VA incluyen:
- Sugerencias para la optimización de procesos
- Identifique oportunidades de mejora en su flujo de trabajo
- Asumir responsabilidad adicional sin que se lo pidan
Lo contrario sería un asistente que se sienta y juega con sus pulgares completando las tareas que le asignas, no el tipo de persona que deseas en tu equipo.
19. Apertura a la retroalimentación
La mayoría de los asistentes virtuales dicen que son excelentes manejando comentarios.
Los mejores asistentes virtuales toman estos comentarios y los aplican para mejorar su desempeño.
Y los asistentes virtuales de BEST buscan activamente comentarios constructivos, sin esperar a que usted los brinde.
20. Escucha activa
Si nota que su VA toma notas detalladas durante las reuniones, repite la información para confirmar la comprensión y responde atentamente a las solicitudes, significa que es un oyente activo.
Y en mi opinión, un oyente activo es lo que separa a un buen VA de un gran VA. Entienden sus necesidades y no tienen miedo de hacer preguntas.
21. Conciencia cultural
La sensibilidad cultural es una de las habilidades de los asistentes virtuales subestimadas que la mayoría de los propietarios de empresas tienden a pasar por alto.
Pero en realidad, es importante que su VA conozca las costumbres de otras personas. Especialmente cuando tienen que interactuar con diferentes clientes y socios de todo el mundo.
No querrá que su VA ofenda accidentalmente a un cliente porque usó una palabra inapropiada.
Cómo evaluar las cualidades y habilidades de un VA
Ahora que sabes cuáles son las principales cualidades que debe tener un asistente virtual exitoso, debes considerar si un asistente virtual potencial tiene lo que estás buscando.
Sigue estos 4 pasos:
1. Revisar su currículum y portafolio.
Primero, observe de cerca el currículum y la cartera del VA. Esto le ayudará a comprender mejor sus capacidades.
Por ejemplo, si su VA tiene experiencia en gestión de proyectos, sabrá que puede ser bueno en organización y realización de múltiples tareas.
2. Realizar una entrevista exhaustiva
La entrevista le permite evaluar las habilidades de comunicación y el comportamiento de un VA.
Por ejemplo, pídales que describan un momento en el que trabajaron con un equipo para superar un obstáculo o un momento en el que tuvieron que adaptarse en su último puesto.
3. Consulta sus referencias
Ya sea un antiguo empleador o un cliente satisfecho, es esencial verificar las referencias de VA.
Esto no sólo le ayudará a verificar sus afirmaciones, sino que también le proporcionará información valiosa sobre su confiabilidad y confiabilidad.
Pregunte sobre sus fortalezas y debilidades, así como sobre su capacidad para manejar la retroalimentación.
Si tiene poco tiempo, ni siquiera necesita ponerse en contacto con las referencias. Simplemente pedirles a sus candidatos que los proporcionen puede ayudar a eliminar a aquellos que han tenido dificultades en trabajos anteriores.
4. Haz una prueba de habilidades
Hay muchos VA que pueden hablar.
Pero antes de contratar a alguien, asegúrese de que esté a la altura de la tarea.
Para ello, diseña una tarea de muestra remunerada que mida las cualidades y habilidades que estás buscando.
Por ejemplo, si contrata a un VA para atención al cliente, pídale que escriba una respuesta por correo electrónico a un problema hipotético de un cliente.
Si está contratando a un administrador de redes sociales, pídale que redacte tres publicaciones para una próxima promoción.
O si contratas a un programador, haz que cree una pequeña herramienta para ti.
Esta también es una oportunidad para probar qué tan rápido funcionan. Págueles por hora y pídales que registren sus horas.
Si un candidato tarda el doble que otro, tendrás una buena idea de su experiencia y capacidad de gestión del tiempo.
Si sigue estos pasos, estará bien encaminado para encontrar el asistente virtual adecuado que pueda agregar valor a su negocio.
Después de que la pandemia puso fin a su tranquilo trabajo en el museo de arte, Lianne se puso a toda marcha aprendiendo todo lo que pudo sobre marketing digital y negocios en línea.
Esto la ayudó a conseguir su primer trabajo como asistente virtual. Y luego otro. Y luego otro.
En lugar de luchar todos los días contra el terrible tráfico de Manila, ahora recorre Filipinas con su confiable computadora portátil.
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