¿Qué es un Asistente Virtual Técnico? (¡IMPORTANTE en 2023!)

¿Has oído hablar de herramientas como Slack, ClickUp y Mailchimp? Estos programas se denominan pila tecnológica.

La idea es conectar todo su software en un sistema integrado.

Uno estudiar descubrió que el 45% de las actividades en el lugar de trabajo ahora se pueden automatizar. Entonces, si todavía estás haciendo todo manualmente, te espera una batalla cuesta arriba.

El problema es que configurar y gestionar una pila tecnológica puede resultar abrumador. Hay tantas opciones disponibles, ¿cómo empezar?

Aquí es donde un asistente técnico virtual (VA) puede ayudar.

Tiene experiencia en el uso de nuevas tecnologías, conexión de software, automatización de procesos y, básicamente, poner en piloto automático tantas áreas del negocio como sea posible.

Y saben qué programas son mejores para su empresa.

Si su pila tecnológica es un rompecabezas, un Tech VA es el maestro del rompecabezas que junta todas las piezas para crear una obra maestra optimizada.

Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre los asistentes técnicos virtuales, incluido cómo contratar uno correctamente.

¿Qué es un Asistente Virtual Técnico?

Un asistente técnico virtual administra la tecnología que utiliza para administrar su negocio. Organizas y automatizas tus procesos.

Esto podría verse así: configurar embudos de ventas o probar el software más reciente para aumentar la productividad.

Pero los asistentes virtuales de tecnología no son desarrolladores de software. Así que no espere que codifiquen ellos mismos o desarrollen soluciones desde cero.

Puede optimizar sus programas y flujos de trabajo existentes.

Por ejemplo:

Podrías conectar cosas como Salesforce y Asana. Cuando se agrega un nuevo cliente potencial en Salesforce, también se agrega una tarea en Asana para que trabaje su equipo.

Este nivel de automatización no sólo ahorra tiempo, sino que también reduce los errores para que no se quede atrás en los proyectos que mantienen su negocio en funcionamiento.

Los Tech VA son expertos en automatización: conectan cosas y configuran sistemas.

Sus responsabilidades NO incluyen la creación de contenido, el diseño de páginas de destino ni la ejecución de campañas de marketing por correo electrónico.

Para ello, necesita un asistente virtual de marketing digital o un asistente virtual de blogs.

¿Cómo puede ayudarle un VA técnico?

Cómo un asistente técnico virtual puede ayudar a su empresa

Pruebas y mantenimiento de software.

Un VA técnico puede identificar problemas en el software que utiliza, encontrar soluciones y prevenir problemas futuros.

Esto podría significar mantener su software actualizado con las últimas funciones o encontrar errores en sus automatizaciones.

Si desea probar un nuevo programa de automatización del correo electrónico, su VA puede realizar pruebas para conocer los pros y los contras.

También puede encargarse de la limpieza y el mantenimiento de la base de datos.

Las bases de datos pueden sobrecargarse con información antigua o incorrecta con el tiempo, lo que puede afectar negativamente el crecimiento de su negocio.

Por ejemplo, usted tiene una tienda en línea y desea proteger sus datos.

Su VA técnico puede configurar herramientas como Amazon RDS y crear un sistema de recuperación para los datos de sus clientes y el historial de pedidos. De esta manera nunca perderá el acceso a los datos que tanto le costó ganar.

Gestión de relaciones con el cliente (CRM)

CRM significa Gestión de relaciones con el cliente. La clave para un negocio próspero es mantener contentos a sus clientes y volver una y otra vez.

Programas como Airtable y Asana son herramientas populares para optimizar su proceso de CRM. Puede encontrar un VA técnico que sea experto en una de estas herramientas y las administre por usted.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo podría verse un proceso de CRM.

Su asistente técnico configura un embudo que dirige inmediatamente las preguntas de los clientes al departamento correcto sin la necesidad de realizar una clasificación manual.

Esto no sólo le ahorra tiempo, sino que también mejora los tiempos de respuesta y la experiencia general del cliente.

También puede configurar secuencias de correo electrónico que se activen después de determinadas acciones del cliente, como: B. un correo electrónico de bienvenida o descuentos disponibles después de que le compren un producto.

Este tipo de automatización mantiene a sus clientes interesados ​​y dispuestos a comprar sus ofertas.

También elimina la necesidad de responder a las personas individualmente, lo que le ahorra mucho tiempo.

Automatización de tareas

El objetivo de un VA técnico es simple: optimizar su negocio para ahorrar tiempo y dinero.

Pueden hacerlo creando una hoja de ruta de automatización. Algunas personas también lo llaman SOP, que significa «procedimiento operativo estándar».

Con la hoja de ruta adecuada, su VA sabrá qué priorizar y cómo crear un mejor flujo de trabajo para su empresa.

Volvamos al ejemplo de una tienda online.

Un VA técnico examina su proceso existente y descubre que dedica horas cada semana a actualizar manualmente el inventario o enviar correos electrónicos de seguimiento.

Entonces lo automatizan. Podría verse algo como esto:

Automatización de la gestión de inventario

Estado actual: Las actualizaciones manuales del inventario de productos provocan discrepancias ocasionales en el inventario.

Solución sugerida: Integre un sistema de gestión de inventario (IMS) en la plataforma de la tienda en línea para sincronizar automáticamente los niveles de inventario en tiempo real.

Resultado: Errores reducidos, actualizaciones de inventario en tiempo real y menos tiempo dedicado a ingresar datos manualmente.

Seguimiento de correo electrónico y retención de clientes.

Estado actual: Envío manual de correos electrónicos a los clientes después de la compra.

Solución sugerida: Implemente una herramienta de automatización de marketing por correo electrónico que genere correos electrónicos de seguimiento personalizados según el comportamiento del cliente. Esto incluye correos electrónicos de agradecimiento, recomendaciones de productos y solicitudes de comentarios.

Resultado: Mejor retención de clientes, posibles ventas adicionales y una experiencia de compra más personalizada para los usuarios.

Informes y análisis de datos.

Se necesitan muchas cosas para administrar un negocio en línea.

Al realizar un seguimiento de los clics en el sitio web, las ventas, los me gusta en las redes sociales y las tasas de apertura de correo electrónico, a veces puede parecer que estás haciendo malabarismos.

Un asistente técnico puede convertir este desorden de datos en un panel de control elegante, uno que realmente puedas entender.

Por ejemplo, los datos que recopilan muestran que las personas tiran sus carritos de compras justo antes de pagar.

Ahora que sabes adónde van los clientes potenciales, puedes hacer algo al respecto, por ejemplo ofreciendo una mejor garantía de devolución de dinero.

El seguimiento de sus datos es probablemente una de las cosas más importantes que puede hacer por su negocio porque le muestra formas sencillas de mejorar. Su VA técnico puede enviarle actualizaciones periódicas para mantenerlo actualizado.

Actualizaciones del sitio web

Nadie quiere perder el tiempo buscando el último parche de software o actualización del sistema. Con un VA técnico, puede relajarse sabiendo que estas tareas se completarán.

Un asistente técnico virtual puede configurar embudos de correo electrónico, bases de datos de clientes y sistemas de facturación para usted.

Incluso puedes trabajar con tu asistente virtual de SEO para asegurarte de que tus páginas web no se carguen lentamente.

Además, se encargan de la seguridad de su sitio web configurando autenticación multifactor, certificados Secure Sockets Layer (SSL) y copias de seguridad periódicas para evitar filtraciones y filtraciones de datos.

Si todo esto le parece un idioma extraño, está bien. Porque su asistente técnico puede manejarlo y mostrarle lo que necesita saber sin volverse muy técnico.

Contrata un asistente técnico virtual

1. Enumere sus requisitos técnicos y comerciales.

Al contratar un VA técnico, primero debe averiguar qué necesita. Primero, averigüe lo que necesita.

Dar un paso atrás y examinar qué funciona bien y qué no en tu empresa puede ayudarte a tomar una decisión

Dar un paso atrás y examinar qué funciona y qué no funciona en su empresa le ayudará a decidir qué tareas de asistente virtual desea delegar.

Como dije antes, existen muchos tipos diferentes de asistentes virtuales. Por lo tanto, debes tener muy claro lo que necesitas para poder contratar el que mejor se adapte a ti.

Si necesita ayuda para configurar sus embudos de marketing por correo electrónico, busque un VA con experiencia en Mailchimp o ConvertKit (o su plataforma preferida, si tiene una).

Lo ideal es encontrar a alguien que tenga conocimientos sobre el programa que está utilizando.

No tendría sentido contratar a un asistente técnico que no sea ya un experto en el software que usted sabe que desea utilizar.

2. Publica tu anuncio de empleo

En su anuncio de trabajo, aborde las tareas específicas con las que necesita ayuda, como por ejemplo: Por ejemplo, organizar archivos digitales, administrar el correo electrónico o configurar herramientas de automatización.

Sea lo más detallado posible para que los solicitantes sepan qué esperar. De esta manera, atraerá candidatos con habilidades relevantes que se ajusten a sus requisitos.

Asegúrese de mencionar cualquier tecnología, software o programa que utilice su empresa, como sistemas CRM, herramientas de gestión de proyectos o plataformas de redes sociales.

Además, brinde a sus posibles asistentes técnicos virtuales una idea de sus posibles responsabilidades.

Para mejorar el trato, agregue algunos beneficios únicos que ofrece. Quizás ofrecerles horarios flexibles, bonificaciones por desempeño o desarrollo continuo de habilidades.

Entonces desea anunciarse en bolsas de trabajo de trabajo remoto como FlexJobs o Upwork.

Otra opción es utilizar sitios web creados específicamente para encontrar asistentes virtuales.
Recomiendo este porque le permite buscar asistentes virtuales técnicos de Filipinas con habilidades específicas, puntajes de coeficiente intelectual e incluso dominio del inglés. (También encontré mi VA allí).

3. Seleccionar candidatos

Al revisar candidatos, tenga claro sus objetivos y expectativas. Es útil enumerar las habilidades y cualidades que debe tener su VA.

¿Necesitan experiencia con software de automatización como Zapier? ¿O está buscando a alguien que construya sus sistemas desde cero?

Al revisar currículums y cartas de presentación, preste atención a la experiencia laboral del candidato.

¿Alguna vez administraron una pila tecnológica o trabajaron en proyectos similares al de su empresa? Esto le ayudará a reducir las opciones.

Cuanto más familiarizados estén con la naturaleza de su negocio, más éxito tendrán porque ya conocen su industria.

Y no olvides consultar sus referencias. Comuníquese con empleadores anteriores para tener una idea de la ética laboral, la confiabilidad y las habilidades para resolver problemas del candidato.

Incluso si no se toma el tiempo para verificar las referencias, puede descartar fácilmente candidatos con un historial laboral cuestionable con solo preguntar.

4. Realizar entrevistas

Las entrevistas son el mejor lugar para comprender la experiencia y las habilidades de comunicación de los candidatos.

Pregunte si están familiarizados con la automatización de tareas y otras herramientas de asistente virtual. Bríndeles la oportunidad de explicar cómo lo hicieron en escenarios laborales anteriores.

Aquí hay algunas cosas que puedes preguntar:

• ¿Qué conocimientos tienen sobre herramientas de automatización populares como Zapier o Integromat?
• ¿Tienen experiencia en integración con herramientas como Trello, Asana o Airtable?
• ¿Has trabajado con CRM como Salesforce, HubSpot o Zoho?

Intente ser lo más específico posible acerca de los programas que utiliza (y cómo los utiliza).

No te preocupes por usar un lenguaje complicado o si tienes alguna pregunta sobre un programa. Su VA técnico está a su disposición y es mejor ser sincero sobre su situación con la tecnología.

Recuerde considerar varios candidatos y evite apresurarse a seleccionar al primero que parezca calificado. Al compararlos, es más probable que encuentres la combinación perfecta.

5. Dar una tarea de prueba

Elija una tarea que refleje mejor las responsabilidades futuras de su VA técnico. Por ejemplo:

• Configurar software: pídales que configuren un CRM o una plataforma de marketing por correo electrónico como Mailchimp.
• Automatización: su VA debería poder crear una automatización simple, como: Por ejemplo, reenviar correos electrónicos según determinados criterios o utilizar una herramienta como Zapier para tareas multiplataforma.

Asegúrese de establecer plazos e instrucciones claras para la tarea de prueba. Y no olvide proporcionar acceso a las herramientas que necesita.

Si la prueba dura más de 10 minutos, pague a los VA por su tiempo.

Les pido que lleven un registro de sus horas y luego les paguen una tarifa por hora. Esto le dará una mejor idea de qué tan rápido funcionan.

Si encontrar el socio perfecto le parece demasiado complicado, simplemente puede pedirle a un asistente virtual no especializado que complete un programa de capacitación técnica de VA. Si ya trabaja con un VA general en el que confía, esta podría ser una opción inteligente.

Lianne Palmenco( escritor )

Después de que la pandemia puso fin a su tranquilo trabajo en el museo de arte, Lianne se puso a toda marcha aprendiendo todo lo que pudo sobre marketing digital y negocios en línea.

Esto la ayudó a conseguir su primer trabajo como asistente virtual. Y luego otro. Y luego otro.

En lugar de luchar todos los días contra el terrible tráfico de Manila, ahora recorre Filipinas con su confiable computadora portátil.