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¿Alguna vez has deseado que tu bandeja de entrada pudiera permanecer mágicamente organizada para no perderte mensajes importantes?
Yo también.
Pero los correos electrónicos se están acumulando… y rápidamente. Desde boletines informativos a los que nunca te suscribiste hasta los interminables hilos de clientes, es como una pelea digital.
Aquí es donde un asistente virtual para la gestión del correo electrónico puede resultar útil. Puede organizar su bandeja de entrada, responder las preguntas de los clientes y asegurarse de que nada se pierda.
Lo mejor de todo es que mantienen todo funcionando sin problemas mientras usted se concentra en hacer crecer su negocio.
Pero aquí está el truco: no puedes confiar en cualquier Joe Shmoe para que haga esta delicada tarea por ti. A continuación se explica cómo contratar un VA de gestión de correo electrónico Bien Lejos.
Tabla de contenido
Lo que debes saber antes de contratar un VA de gestión de correo electrónico
Prioriza tu seguridad
Mantener su correo electrónico seguro debería estar en la parte superior de su lista de tareas pendientes. Con todas las violaciones de privacidad en Internet (gracias, Facebook), lo último que desea es encontrar su correo electrónico en la web oscura.
Por eso es importante establecer algunas reglas básicas con su VA desde el principio.
Por ejemplo, los datos bancarios y los datos confidenciales de los clientes deberían quedar fuera de la mesa. Haga que su VA firme un acuerdo de confidencialidad si eso le dará tranquilidad.
También puede simplemente mantener una dirección de correo electrónico completamente separada para información particularmente confidencial.
También puede configurar un administrador de contraseñas.
Los administradores de contraseñas le permiten compartir el acceso a diferentes inicios de sesión sin tener que compartir su contraseña. Algunos programas populares incluyen LastPass, Bitwarden y Dashlane.
Para proteger sus correos electrónicos de los piratas informáticos, herramientas como ProtonMail brindan una capa adicional de protección.
Si usted y su VA alguna vez se separan, asegúrese de que se elimine el acceso a su cuenta. No desea que sus correos electrónicos y su contenido floten en Internet.
Prepárese para la incorporación
Antes de dejar a su VA con sus propios dispositivos, describa las tareas en las que trabajará el asistente virtual.
Aqui hay algunas ideas:
- Filtrar correos electrónicos entrantes
- Organiza tu bandeja de entrada con etiquetas
- Respondiendo a consultas generales
- Destacar asuntos urgentes para su atención.
Sea lo más específico posible. Si hay correos electrónicos que necesita manejar personalmente, hágaselo saber.
La incorporación también es el momento perfecto para que expliques la voz y las directrices de tu marca. Esto ayudará a su VA a mantener la coherencia en sus respuestas.
La paciencia y la orientación son clave aquí. Su VA necesitará algo de tiempo para acostumbrarse a su sistema.
Pero pronto renovarán tu bandeja de entrada.
Programar una copia de seguridad
No hay nada peor que perder accidentalmente correos electrónicos importantes. O aún más embarazoso: responder a los contactos equivocados.
Hable con su VA sobre qué correos electrónicos se pueden eliminar y cuáles necesitan atención inmediata.
¿Sigue siendo importante el correo electrónico promocional del mes pasado? ¿Qué pasa con un mensaje no leído de un inversor potencial?
Para obtener mejores resultados, capacítelos utilizando ejemplos del mundo real.
También puede pedirle a su VA que utilice herramientas o funciones automatizadas para realizar copias de seguridad de sus correos electrónicos con regularidad. Entonces, incluso si algo se elimina accidentalmente, existe una red de seguridad.
Tenga en cuenta las diferencias de zona horaria
Si contrata a un asistente virtual de Filipinas, es posible que su VA ya esté cenando justo cuando comienza su jornada laboral.
Esta diferencia de zona horaria puede hacer que su VA se demore en responder a los mensajes urgentes.
Sería una verdadera lástima que el correo electrónico de un cliente importante no se abriera simplemente porque la zona horaria no coincide.
Una solución es que su VA configure un filtro para los tipos de correos electrónicos que normalmente requieren una respuesta rápida. De esta manera, incluso si su VA cuenta ovejas, las separará para usted.
Mejor aún, establezca expectativas en su sitio web sobre la rapidez con la que responde a los mensajes.
Si tiene un formulario en su sitio web, su mensaje de agradecimiento podría decir algo como: «Nos comunicaremos con usted dentro de 2 a 3 días hábiles».
De esta manera, su VA tiene un margen para zonas horarias y fines de semana inconvenientes.
Configurar un sistema de retroalimentación
Programe controles periódicos con su VA de administración de correo electrónico. Utilice este tiempo para analizar los problemas que encontró, revisar el rendimiento y brindar sugerencias para mejorar.
Facilite que su VA se comunique con usted si tiene alguna pregunta o inquietud. Esto ayudará a evitar posibles malentendidos y a mantener su bandeja de entrada funcionando sin problemas.
Tareas que puede subcontratar a un VA de gestión de correo electrónico
Correo de propaganda
Configurar campañas de correo electrónico y boletines es mucho más fácil con un asistente virtual.
Puedes buscar tu audiencia y agruparla por intereses, compras anteriores o frecuencia de interacción con tu contenido.
Esto le permite personalizar el contenido que les envía.
Su VA también puede ponerse a escribir y diseñar el contenido de su correo electrónico para usted, ya sea una actualización interesante, una promoción importante o simplemente un registro amistoso.
Y cuando trabajan con su asistente virtual de marketing digital, pueden incluso configurar campañas más complejas para hacer crecer su negocio.
Organización de la bandeja de entrada
Su VA puede crear etiquetas o carpetas de correo electrónico como «Llamadas de clientes», «Información del proyecto» o «Próximos plazos». Esto mantiene tu bandeja de entrada despejada.
También puede configurar filtros y reglas de correo electrónico para automatizar tareas.
Por ejemplo, puede reenviar automáticamente boletines a una carpeta específica o conectar sus correos electrónicos a herramientas de gestión de proyectos como ClickUp.
Si su asistente virtual de administración de correo electrónico no está familiarizado con las automatizaciones, puede pedir ayuda a un asistente técnico virtual.
Una vez que comience a “apilar VA”, ¡su negocio sentirá que funciona solo!
Respuesta automática
Un asistente virtual de administración de correo electrónico puede crear plantillas personalizadas para sus mensajes para que no tenga que volver a escribir todo constantemente desde cero.
Estas plantillas pueden cubrir situaciones como:
- Notas fuera de la oficina por vacaciones y días libres.
- Respuestas rápidas a preguntas frecuentes.
- Rechazos corteses para solicitudes de reunión que no se ajustan a su horario.
Seguridad del correo electrónico
Lo último que desea es que se filtre en Internet información confidencial del cliente o detalles importantes del lanzamiento de un producto.
Un gran VA protegerá esos datos a toda costa.
Manténgase actualizado con el último software de cifrado y VPN para mantener a invitados no deseados fuera de sus mensajes.
control de spam
Los correos electrónicos no deseados distraen y ocupan un valioso espacio de almacenamiento.
Un VA de administración de correo electrónico puede limpiar periódicamente su bandeja de entrada de spam para que nunca más tenga que leer un correo electrónico que comienza con «Estimado señor/señora».
Filtran mensajes y protegen su bandeja de entrada de archivos y enlaces potencialmente dañinos.
Y créanme, no hay mejor sensación que abrir una pestaña en una bandeja de entrada limpia. *deleitar*
Cómo contratar un asistente virtual para la gestión del correo electrónico
1. Conozca los requisitos de su trabajo
Contratar un VA de gestión de correo electrónico comienza por tener claro lo que necesita.
¿Está inundado de preguntas de los clientes? ¿Está lidiando con muchos intercambios de proveedores? ¿Estás abrumado por una bandeja de entrada que parece hacerse más grande en lugar de más pequeña?
Una vez que haya definido con qué necesita ayuda, cree una lista de deseos de las habilidades, experiencia y cualidades que desea en un asistente virtual.
Fuertes habilidades de escritura y comunicación son la cualidad más importante que está buscando. Después de todo, representan a su empresa y hablan directamente con sus clientes.
A continuación, escriba la descripción del trabajo perfecta.
Describe las responsabilidades que esperas de ellos, desde gestionar hilos de correo electrónico hasta programar citas. Lo diré de nuevo porque es muy importante…
Se específico.
Su VA no puede leer su mente y le ahorrará MUCHO tiempo.
2. Buscar y preseleccionar candidatos
Visite sitios como Upwork y Fiverr para publicar su anuncio de trabajo y conectarse con autónomos en línea.
También puedes probar otras plataformas especializadas en asistentes virtuales, como Onlinejobs.ph o Virtual Staff Finder. Aquí puede encontrar asistentes virtuales en todo el mundo por tan solo $4 por hora.
Aunque estas plataformas ofrecen diferentes precios para los servicios de VA, tenga en cuenta que no todos los VA son iguales.
Es posible que tengas que gastar un poco más si quieres a alguien con más experiencia o conocimientos específicos de la industria.
Si contratas a alguien en el extranjero y quieres que tenga perfectos conocimientos de inglés, eso también te costará más (pero mucho menos que contratar a alguien de los EE. UU.).
Una vez que haya seleccionado suficientes candidatos, organice sus solicitudes. Cree una lista corta comparando sus habilidades, experiencia y cualidades con su lista de deseos.
Entonces contacta con tus favoritos y concerta una cita para entrevistas.
3. Realizar entrevistas
Prepare una lista de preguntas antes de la entrevista.
Asegúrese de cubrir temas como horarios de trabajo, técnicas organizativas y cómo manejar información confidencial.
Quiere tener una idea de cómo abordar la gestión de su correo electrónico.
Por ejemplo, descubra cómo recibir notificaciones sobre mensajes importantes. Observe también su estilo de comunicación. ¿Pueden representarte bien?
No tenga miedo de poner a prueba su experiencia. Preséntales un escenario de simulación en el que tengan que priorizar los correos electrónicos y delegar tareas.
Esto le muestra su rapidez para pensar y su capacidad para tomar decisiones.
Finalmente, tome nota de cualquier persona que ya esté familiarizada con las herramientas que utiliza. No es un factor decisivo, pero estos VA serán más fáciles de entrenar.
4. Incorporación y capacitación de su nuevo VA
Primero, comparta la plataforma de correo electrónico que utiliza con su VA.
Si quieres que administren tu bandeja de entrada, dales acceso a ella. Si desea que hablen directamente con los clientes, configure un correo electrónico de la empresa para ellos.
O si desea que envíen boletines informativos, asegúrese de que tengan acceso a su software de marketing por correo electrónico.
Básicamente, prepárelos para el éxito.
A continuación, dígales a qué carpetas de correo electrónico y contactos deben prestar atención para mantenerse informados.
Siempre es útil tener una lista de las tareas que espera de ellos.
Aquí hay algunas cosas populares con las que ayudan los asistentes virtuales de administración de correo electrónico:
- Marcar correos electrónicos urgentes
- Eliminar spam
- Archivar mensajes antiguos
- Etiquetar y categorizar correos electrónicos.
Como mencioné anteriormente, es importante establecer políticas para su VA. Es útil dejarles trabajar primero en tareas simples antes de pasar a tareas más complejas.
Dirigir una empresa es más que simplemente responder correos electrónicos todos los días. Entonces, en lugar de ahogarse en un mar interminable de mensajes, contrate a un VA con experiencia en administración de correo electrónico para que lo ayude.
Después de que la pandemia puso fin a su tranquilo trabajo en el museo de arte, Lianne se puso a toda marcha aprendiendo todo lo que pudo sobre marketing digital y negocios en línea.
Esto la ayudó a conseguir su primer trabajo como asistente virtual. Y luego otro. Y luego otro.
En lugar de luchar todos los días contra el terrible tráfico de Manila, ahora recorre Filipinas con su confiable computadora portátil.
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