Si compra a través de los enlaces de esta página, puedo ganar una comisión (sin costo alguno para usted). Estos apoyan a niños en riesgo a través de la organización benéfica World Vision y mantienen en funcionamiento el Proyecto Untethered. Sólo recomiendo los productos Bomb Dot Com que me encantan. (Ver divulgación completa)
Llega un punto en todo negocio en el que necesitas contratar a alguien para poder escalar. Los asistentes virtuales son una excelente opción para ahorrarle tiempo y poder concentrarse en lo que mejor sabe hacer.
Pero quizás se pregunte si realmente tiene suficiente trabajo para darle a su VA.
Desde tareas rutinarias como organizar reuniones hasta procesos complejos como creación de contenido y marketing, su amigo virtual está a su disposición.
Aquí hay una lista de 27 tareas de asistente virtual que debe subcontratar de inmediato.
Tabla de contenido
- Tareas que puedes subcontratar a tu asistente virtual
- 1. Programación
- 2. Planificación de viajes
- 3. Atención al cliente
- 4. Gestión de correo electrónico y bandeja de entrada
- 5. Investigaciones y presentaciones
- 6. Redes
- 7. Organizar y almacenar archivos
- 8. Contabilidad
- 9. Gestión financiera
- 10. Gestión de redes sociales
- 11.Márketing Digital
- 12. Generación de leads
- 13. SEO
- 14. Redacción de contenidos
- 15. Compra de medios
- 16. Diseño gráfico y edición de vídeo.
- 17. Desarrollo web
- 18. Entrada de datos
- 19. Gestión de proyectos
- 20. Transcripción
- 21. Seguimiento de ventas
- 22. Gestión de inventario
- 23. Procesamiento de pedidos
- 24. Análisis de la competencia
- 25. Gestión de datos de CRM
- 26. Reclutamiento
- 27. Documentación del proceso
Tareas que puedes subcontratar a tu asistente virtual
1. Programación
Deja tu agenda a tu asistente virtual.
Usted administra su calendario, organiza reuniones y realiza un seguimiento de su lista de tareas pendientes.
Supongamos que desea invitar a un cliente potencial a una llamada en línea.
Su VA envía las invitaciones, realiza un seguimiento de las respuestas e incluso reprograma la reunión si es necesario. Todo lo que tienes que hacer es presentarte.
Existen muchas herramientas y software para programar su VA, como Calendly y Setmore. Antes de contratar, averigüe en qué áreas tienen experiencia.
2. Planificación de viajes
Imagínese tomar una margarita durante las vacaciones o disfrutar de una conferencia fuera de la ciudad, todo sin tener que preocuparse por la logística del viaje.
Un asistente virtual puede manejar todos los planes de viaje por usted, desde hacer reservas de hotel hasta reservar vuelos que se ajusten a su presupuesto.
Su VA también puede crear itinerarios y listas de equipaje. De esta manera sabrás qué llevar y dónde ir en tu viaje.
Recuerde que su VA tendrá acceso a la información de su pasaporte y tarjeta de crédito mientras realiza los arreglos de viaje.
Debe confiar 100% en su VA antes de subcontratar esta tarea.
3. Atención al cliente
La capacidad de respuesta es clave en el mundo del servicio al cliente. De hecho, 96% de los clientes abandonará una empresa si proporciona un mal servicio al cliente.
Con un VA, tiene a alguien dedicado exclusivamente a responder llamadas y correos electrónicos de los clientes. También interactúan con los seguidores y monitorean los comentarios en tus redes sociales.
Para subcontratar sus tareas de atención al cliente, busque un asistente virtual que tenga experiencia con plataformas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) como Hubspot o Zoho.
También me resulta útil evaluar la actitud y las habilidades de comunicación del VA. Estas son cualidades importantes que debe tener su asistente virtual (especialmente cuando trata con un cliente de mal humor).
4. Gestión de correo electrónico y bandeja de entrada
Haga que su VA limpie y ordene su bandeja de entrada.
La gestión de la bandeja de entrada es importante para hacer crecer un negocio, pero también es muy molesto tener que revisar cada correo electrónico.
Su VA lo ayudará a organizar todos los correos electrónicos importantes en su bandeja de entrada, cancelar su suscripción a boletines que nunca leyó e incluso crear plantillas y firmas de correo electrónico.
Transforme su bandeja de entrada de desordenada a una máquina eficiente.
5. Investigaciones y presentaciones
Digamos que tienes una reunión con potenciales inversores para obtener financiación. Quiere impresionarlos con información basada en datos sobre su negocio.
Su asistente virtual puede hacer la investigación como un profesional.
Investiga las tendencias de la industria y recopila información sobre su mercado objetivo. Un VA experimentado puede incluso proporcionarle sus proyecciones anuales.
Una vez que hayan recopilado la información, su VA puede crear presentaciones elegantes utilizando herramientas como PowerPoint o Google Slides.
Todo lo que tienes que hacer es revisar los borradores finales y esperar a que todos te llenen de elogios por la presentación de diapositivas que “tú” creaste.
6. Redes
Los emprendedores necesitan redes sólidas para tener éxito. Esto es especialmente cierto para las industrias vecinas: otras empresas no competidoras que pueden recomendarle nuevos clientes.
Con un asistente virtual, puede hacer contactos valiosos que harán avanzar su negocio.
Otro ejemplo:
Dirige una agencia de marketing digital y desea conectarse con líderes y directores ejecutivos de marketing. Su VA puede enviar mensajes personalizados a clientes potenciales a través de su cuenta de LinkedIn.
En un solo día, su VA puede conectarlo con docenas de expertos en su industria. Es una excelente manera de construir su red sin gastar su tiempo.
Su VA también puede crear una lista de eventos y seminarios a los que puede asistir. Recibirás detalles sobre fechas, ponentes y temas.
Lo único de lo que tienes que preocuparte es de trabajar en la habitación, sonreír más y no dar un débil apretón de manos.
7. Organizar y almacenar archivos
Diga adiós a la búsqueda en carpetas desordenadas de su computadora. Su asistente virtual puede ordenar sus archivos digitales por:
- Crear una estructura de carpetas lógica
- Eliminar archivos obsoletos o duplicados
- Organizar documentos por fecha o categoría
Esto hace que sea más fácil encontrar lo que buscas cuando lo necesitas.
Si administra un equipo grande, su VA puede configurar un sistema para sincronizar sus archivos. Esto le permite acceder a documentos y materiales de otros miembros de su equipo.
Como emprendedor individual, mis documentos comerciales eran un absoluto desastre. Pero mi VA me puso en forma y ahora tenemos la conciencia tranquila.
No podría haberlo hecho sin ella.
8. Contabilidad
Las tareas contables, como el seguimiento de los gastos, lo mantienen preparado para la época de impuestos. Pero seamos realistas, son aburridos.
Y lo que es más importante, la contabilidad NO es tu área de genio. Y cada segundo que pierdes haciendo la contabilidad es un segundo que te aleja de tus tareas principales para ganar dinero.
Si su VA es un experto en herramientas de contabilidad como Xero y FreshBooks, puede ayudarlo con:
- Pasivos y cuentas por cobrar
- Conciliaciones de extractos bancarios
- Facturación
Elija el programa que desea utilizar para su contabilidad y luego busque un VA que sea experto en ese programa.
9. Gestión financiera
Piensa en cuánto tiempo ahorrarás si un asistente virtual gestiona tu nómina. Registran horas, procesan pagos y se encargan de todos los trámites relacionados con impuestos.
Mi consejo es encontrar un VA con experiencia en contabilidad.
Como puede imaginar, esta función puede implicar información confidencial. Por lo tanto, sea especialmente minucioso durante la entrevista.
10. Gestión de redes sociales
Las redes sociales suponen mucho trabajo para los propietarios de empresas, desde investigar temas de actualidad hasta crear contenido y realizar un seguimiento de la participación de la audiencia.
Pero las recompensas definitivamente valen la pena. De acuerdo a un Informe de Sprout SocialEl 78% de los clientes prefiere marcas con las que ha interactuado en las redes sociales.
Los asistentes virtuales pueden administrar sus cuentas de redes sociales y aumentar su presencia en línea.
Puedes programar publicaciones y responder a los comentarios de tus seguidores. También puede proponer ideas para contenido nuevo para mantener su feed actualizado.
Sin embargo, la gestión de redes sociales requiere algunas habilidades técnicas. Desea asegurarse de que su VA se haya tomado el tiempo para aprenderlos (a menos que planee capacitarlos usted mismo).
Una buena forma de averiguarlo es preguntar si se han inscrito en cursos de asistente virtual en línea o si están listos para hacerlo.
11.Márketing Digital
80% de los clientes dicen que compraron un producto a través de un anuncio en línea. Por eso, es importante que prestes mucha atención a tu marketing digital.
Un VA experimentado puede ayudar con campañas y estrategias de marketing complejas.
Por ejemplo, desea introducir un nuevo producto en sus perfiles de redes sociales.
Su VA puede desarrollar una estrategia de contenido integral que incluya la creación de publicaciones únicas en las redes sociales, la publicación de anuncios y la colaboración con personas influyentes para llegar a una audiencia más amplia.
También puede realizar investigaciones de mercado y realizar encuestas para comprender mejor a sus clientes.
Contratar a un asistente virtual de marketing digital no solo le quitará parte de la presión, sino que probablemente le brindará nuevas ideas que de otra manera no habría pensado.
12. Generación de leads
Toda empresa necesita recursos para sobrevivir. Pero encontrarlos uno mismo es estresante.
No quiero estar llamando o enviando correos electrónicos a clientes potenciales todo el día. Afortunadamente, un VA puede ayudar en esta área.
Buscan plataformas y bases de datos para clientes potenciales, crean listas de información de contacto y luego inician el proceso de divulgación.
Su VA también puede configurar un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para mantenerse organizado, aumentar las conversiones y ahorrarle mucho tiempo.
13. SEO
Saber qué palabras clave atraen a los clientes a su sitio web le ayudará a crear el contenido adecuado para atraerlos.
Esta es una estrategia de crecimiento tan importante que el 88% de los especialistas en marketing que actualmente hacen SEO planean continuar o aumentar su inversión durante el próximo año. Informe sobre el estado del marketing de HubSpot.
Si eres un emprendedor en solitario, esto puede ser una pérdida de tiempo y es entonces cuando un asistente virtual especializado en SEO viene a salvar el día.
Puede realizar investigaciones de palabras clave, analizar a sus competidores y crear vínculos de retroceso para aumentar la autoridad de su sitio web.
Al contratar, pregunte a sus candidatos qué herramientas de SEO utilizan y, lo que es más importante, cómo las utilizan. Sus respuestas pueden ayudarle a evaluar rápidamente sus habilidades y experiencia.
14. Redacción de contenidos
Un asistente virtual puede manejar cualquier tipo de tarea de redacción de contenido que puedas imaginar, incluyendo:
- libros electrónicos
- Estudios de caso
- Anuncios en redes sociales
- Descripción del Producto
- Publicaciones y artículos de blog
- Correos electrónicos y boletines
Y eso es sólo una muestra de lo que ocurre.
En mi experiencia, es mejor someter a los candidatos a una prueba de competencia antes de contratarlos. Desea asegurarse de que puedan crear el tipo de contenido que necesita.
Por ejemplo, si necesita ayuda con el correo electrónico, escriba un correo electrónico de contacto a un cliente potencial.
Identificar claramente lo que está buscando hará que sea más fácil (y más rápido) encontrar el VA adecuado para el trabajo.
15. Compra de medios
Un asistente virtual especializado en compra de medios puede ser tu aliado para ejecutar campañas publicitarias exitosas.
Supervisan los planes de medios para que sus anuncios lleguen estratégicamente a la audiencia adecuada en el momento adecuado.
Puede hacer que su VA investigue en qué plataformas de redes sociales o sitios web pasa más tiempo su audiencia.
Si sus clientes potenciales están principalmente en Facebook los fines de semana, su VA programará anuncios para esos días.
Básicamente, garantizan que usted maximice cada dólar que gaste en publicidad.
16. Diseño gráfico y edición de vídeo.
En el mundo digital actual, el diseño de su marca puede ayudarlo a destacarse entre la multitud.
Por ejemplo, un logotipo llamativo hará que la gente te recuerde y un kit de marca ayudará a garantizar que los diseños de tu marca sean coherentes y fácilmente reconocibles.
Pero no tiene sentido hacer este trabajo usted mismo a menos que sea diseñador gráfico de profesión. Especialmente cuando es tan asequible subcontratarlo a un VA con experiencia en diseño, alguien que hace esto todos los días y puede trabajar mejor y más rápido que usted.
Además de los materiales de marca, su VA también puede crear videos para su sitio web o redes sociales.
17. Desarrollo web
Los sitios web tienen una forma curiosa de fallar por sí solos. Y un sitio web deteriorado es una forma segura de desanimar a los clientes potenciales.
Las velocidades de carga lentas y los enlaces rotos son un gran problema. Especialmente si estás intentando aumentar el tráfico y las ventas.
Si no tiene el tiempo o las habilidades para administrar su sitio web, un asistente virtual puede ayudarlo. Supervisan el rendimiento de su sitio web y mejoran la experiencia del usuario.
Además del desarrollo web, también puedes contratar asistentes virtuales técnicos especializados que te ayudarán a configurar y gestionar la automatización en tu empresa, ahorrándote tiempo y dinero.
18. Entrada de datos
Imagine tener todos sus documentos, recibos e informes perfectamente organizados en hojas de cálculo. Tu asistente virtual puede ayudarte con esto.
Estos asistentes virtuales son ninjas de Microsoft Excel y Google Sheets capacitados en el arte de mantener registros precisos y producir informes detallados.
También puede contratar a un asistente virtual con vista de águila para examinar datos importantes en busca de errores, algo en lo que definitivamente no querrá perder tiempo.
19. Gestión de proyectos
¿Por qué preocuparse por gestionar su próximo proyecto cuando un asistente virtual puede hacerlo por usted?
Puede redactar propuestas, comunicarse con los clientes y realizar un seguimiento de quién es responsable de cada tarea.
A partir de ahí, configuran canales de comunicación para que todos puedan colaborar en la misma plataforma y luego realizan un seguimiento de los hitos del proyecto para mantener todo según lo previsto.
Algunas herramientas de gestión de proyectos populares entre los asistentes virtuales son ClickUp y Basecamp.
20. Transcripción
Si tiene una grabación de entrevista importante, su asistente virtual escuchará atentamente y escribirá una transcripción de acuerdo con sus necesidades de formato.
Pero ¿por qué molestarse en transcribir?
Bueno, las transcripciones te ayudan a reutilizar el contenido para tu marketing.
Puede convertir un episodio de podcast en una publicación de blog o su presentación en video en un artículo optimizado para SEO.
Al contratar un asistente virtual para la transcripción, asegúrese de tener buenos conocimientos de gramática, ortografía y puntuación. Bonificación si escriben rápidamente.
Incluso con las herramientas de transcripción de IA disponibles como Otter.ai y Descript, puede ahorrar tiempo haciendo que su VA revise las transcripciones antes de que se publiquen.
Si ya tiene un VA de confianza y desea agregar la transcripción a sus funciones, puede pedirle que complete un programa de capacitación. Aquí puede encontrar algunos de los mejores cursos y certificaciones de transcripción en línea.
21. Seguimiento de ventas
Una parte crucial de su proceso de ventas es el seguimiento. El 60% de los clientes dice NO cuatro veces antes de decir que sí.
El secreto son los seguimientos educados y consistentes, algo en lo que definitivamente no quieres que tus neuronas piensen y sigan.
Afortunadamente, no es ciencia espacial y un asistente virtual puede hacerlo fácilmente por usted.
22. Gestión de inventario
Cuando sus productos de comercio electrónico se venden como pan caliente, lo último que desea es quedarse sin existencias.
En la era actual de gratificación instantánea, los clientes ya no lo esperarán. Simplemente le compras a tu competencia.
Para evitar esta pesadilla, su VA puede ayudar a coordinar con los proveedores y evitar problemas de bajo inventario.
Si prefiere automatizar todo su proceso de inventario, su VA puede configurar un software de administración de inventario para generar pedidos o realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento de los productos.
23. Procesamiento de pedidos
A medida que su tienda de comercio electrónico crece, el seguimiento de los pedidos puede hacer que su cabeza dé vueltas. Y lo último que desea es mezclar las direcciones de sus clientes justo antes del envío.
Su VA puede garantizar que todos los pedidos terminen en su sistema, incluidas las solicitudes especiales de clientes leales. Mientras su VA rastrea y procesa los pedidos, usted puede concentrarse en el marketing y el crecimiento.
Incluso pueden ayudar con reembolsos y cambios, para que sea menos probable que sus clientes dejen malas críticas.
24. Análisis de la competencia
Puedes contratar a un asistente virtual para que sea tu propio espía secreto.
Puede examinar las estrategias de marketing de sus competidores para ver qué funciona y qué no.
Por ejemplo, quizás se pregunte por qué Bob’s Bagels, al final de la calle, siempre está lleno mientras en su panadería se escuchan grillos.
Su espía podría descubrir que Bob’s Bagels tiene precios más baratos, un programa de fidelización y una gran cantidad de seguidores en Instagram.
Luego, tu espía podrá ir un paso más allá y determinar la estrategia que Bob utilizó para aumentar su número de seguidores e idear un plan para que tú hagas lo mismo.
Además, su espía puede profundizar aún más en la competencia para ayudarlo a encontrar formas de hacer que su negocio sea único: razones por las que la gente debería comprarle a usted y no a las otras cien panaderías de la ciudad.
Estar al tanto de lo que hacen sus competidores es crucial para hacer crecer su negocio. Le ayuda a comprender lo que quiere el mercado y cómo puede competir.
25. Gestión de datos de CRM
Su VA puede manejar tareas de CRM como:
- Actualizar la información del cliente
- Enviar correos electrónicos de agradecimiento a nuevos clientes potenciales
- Programe tareas de seguimiento y recordatorios
- Ingresar datos de contacto de tarjetas de presentación
Sus clientes son el principio y el fin de su empresa. Deje que su VA les brinde una experiencia de compra fácil y divertida que los deje con ganas de volver por más.
26. Reclutamiento
Ampliar su equipo es siempre una fase emocionante en la vida empresarial.
El problema es que contratar a la persona adecuada puede ser como buscar una aguja en un pajar, algo para lo que un emprendedor ocupado como usted no tiene tiempo.
Esto te da tres opciones:
- Contrata al primer candidato que entre por la puerta porque estás demasiado ocupado.
- Paralice el resto de su negocio para que pueda concentrarse en encontrar a la persona adecuada.
- Subcontrate la contratación a un VA de confianza y sea feliz.
Su VA actual puede ayudarlo a crear descripciones de trabajo y publicarlas en las plataformas de trabajo adecuadas.
También pueden realizar exámenes y evaluaciones iniciales revisando los currículums. Según sus criterios y requisitos, su VA puede proporcionarle una lista seleccionada de los mejores candidatos.
27. Documentación del proceso
Documentar los procesos o procedimientos operativos estándar (SOP) en su empresa es una tarea importante pero que requiere mucho tiempo.
El tipo de trabajo perfecto para un VA.
Para que esto funcione, deben suceder dos cosas.
- Su VA necesita comprender el panorama general de su negocio.
- Debes dejar de controlar y luchar contra la tentación de microgestionar.
Primero, explícale tus objetivos a tu asistente virtual.
Luego, pídales que creen planos de los procesos para lograr esos objetivos.
Finalmente, revísalos y haz ajustes si es necesario.
Recuerda que no todo el mundo hará las cosas de la misma manera que tú. Pero mientras el proceso cumpla su propósito, está bien.
Como puede ver, hay muchas maneras en que su VA puede ayudarlo a automatizar y optimizar su negocio.
Si está buscando un VA confiable sin exceder su presupuesto, consulte mi guía para contratar asistentes virtuales en Filipinas.
Después de que la pandemia puso fin a su tranquilo trabajo en el museo de arte, Lianne se puso a toda marcha aprendiendo todo lo que pudo sobre marketing digital y negocios en línea.
Esto la ayudó a conseguir su primer trabajo como asistente virtual. Y luego otro. Y luego otro.
En lugar de luchar todos los días contra el terrible tráfico de Manila, ahora recorre Filipinas con su confiable computadora portátil.
Recomendaciones de viaje de Mitch:
Recursos para la planificación de viajes – Todo lo que necesitas para planificar tu viaje en una página conveniente.
Seguro de seguridad – Este asequible seguro de viaje me ahorró más de $15,000 en facturas médicas.
Reserva.com – Reservar alojamiento sin añadir tu tarjeta de crédito (en caso de que necesites cancelar).
Skyscanner – Encuentra vuelos baratos.
Cuidadores de casas de confianza – Cuidar mascotas a cambio de alojamiento gratuito (a veces lujoso).
Trabajos flexibles – Encuentre trabajos remotos sin tener que pasar por malos trabajos.
compartir habilidades – Prueba gratuita para realizar cursos ilimitados que enseñan habilidades de nómada digital.
Buzón en cualquier momento – Servicio postal virtual que puede procesar tu correo incluso cuando estás fuera.
Forma – Enviar y recibir dinero en el extranjero de forma económica (ideal para autónomos).
